Een goed ingericht Excel-bestand kan het werk een stuk makkelijker maken. Vooral als je vaak met lijsten of formulieren werkt, is het handig om keuzes vooraf vast te leggen. Met een dropdown menu Excel maken kun je selecties vooraf instellen zodat gebruikers alleen kunnen kiezen uit wat toegestaan is. Dat voorkomt fouten en zorgt voor meer structuur in je gegevens.
Wat een dropdown menu doet in een spreadsheet
Een dropdown menu is een lijst met vaste keuzes die verschijnt wanneer je een cel selecteert. Denk aan termen als afgerond, bezig of nog te doen. Door deze standaardkeuzes blijft de informatie in het document eenduidig. Dit is vooral handig wanneer meerdere mensen in hetzelfde bestand werken, omdat iedereen dan dezelfde woorden gebruikt. Het maakt gegevens beter vergelijkbaar en het analyseren van informatie veel eenvoudiger.
Zo maak je zelf een keuzelijst in Excel
Het aanmaken van een dropdown is minder ingewikkeld dan het lijkt. Je selecteert de cel of het bereik waarin het menu moet komen en kiest vervolgens het tabblad Gegevens. Daar klik je op Gegevensvalidatie en geef je aan dat je een lijst wilt gebruiken. In het veld dat verschijnt kun je handmatig de keuzes invullen of verwijzen naar een bereik met waarden op een ander werkblad. Zodra je dit opslaat verschijnt er in de cel een klein pijltje waarmee de gebruiker de gewenste optie kan kiezen. Zo bouw je eenvoudig overzicht en controle in je bestand.
Waarom dropdown menu’s het werk makkelijker maken
Dropdown menu’s worden in veel beroepen gebruikt, vooral bij administratieve of planningswerkzaamheden. Ze zorgen ervoor dat gegevens op een uniforme manier worden ingevoerd, waardoor fouten sneller worden voorkomen. Ook bij rapportages is dat handig, omdat je altijd dezelfde termen gebruikt en de informatie daardoor beter te filteren is. Een goed ingericht Excel-bestand met dropdowns kan zelfs dienen als een eenvoudige database waarin alle informatie overzichtelijk blijft.
Handige toepassing op kantoor
In kantoren waar veel met gegevens gewerkt wordt, bespaart een dropdown menu veel tijd. Denk aan een medewerker die dagelijks lijsten moet bijwerken of aan iemand die planningen bijhoudt. In zulke situaties maakt een keuzemenu het werk efficiënter en overzichtelijker. Voor functies waarin nauwkeurigheid belangrijk is, zoals bij een vacature secretaresse, is het kunnen werken met Excel dan ook een groot pluspunt. Het toont aan dat je gestructureerd en zorgvuldig kunt werken met digitale gegevens.
Excel als slimme hulp in het dagelijks werk
Wie eenmaal weet hoe een dropdown menu werkt, merkt al snel dat Excel nog veel meer mogelijkheden biedt. Je kunt dropdowns combineren met formules, filters en voorwaardelijke opmaak. Zo kun je bijvoorbeeld automatisch kleuren laten veranderen wanneer een bepaalde keuze is geselecteerd of berekeningen laten uitvoeren op basis van wat iemand invult. Het zijn handige tools die niet alleen tijd besparen maar ook helpen om foutloos te werken.
About Author
