Waarom je vergaderruimte meer invloed heeft op creativiteit dan je denkt

Een goed idee laat zich niet altijd aan een bureau bedenken. Soms ontstaat het tijdens een wandeling, bij het koffiezetapparaat of juist midden in een levendig gesprek. Toch vinden veel brainstorms en creatieve sessies nog steeds plaats in dezelfde vergaderruimte, aan dezelfde tafel en met dezelfde opstelling.

Dat is zonde. Want de ruimte waarin je samenkomt, bepaalt voor een deel hoe een gesprek verloopt. Een inspirerende vergaderruimte kan beweging, interactie en nieuwe ideeën stimuleren. Een statische ruimte doet soms precies het tegenovergestelde.

De vergaderruimte is onderdeel van het creatieve proces

Creativiteit draait om verbindingen leggen die je niet direct voor de hand liggen. Daarvoor heb je niet alleen de juiste mensen nodig, maar ook een omgeving die ruimte geeft aan interactie.

Een lange, formele tafel met iedereen netjes op een vaste plek geeft een ander gevoel dan een ronde tafel waar deelnemers gemakkelijk met elkaar in gesprek raken. Ook de hoeveelheid ruimte rondom de tafel speelt mee. Kunnen mensen gemakkelijk opstaan, iets aanwijzen aan een whiteboard of even van plek veranderen?

De inrichting is daarmee meer dan een kwestie van uitstraling. Het bepaalt mede hoe een team beweegt, communiceert en samenwerkt.

Kies vergadertafels die passen bij de manier van werken

Niet iedere vergadering vraagt om dezelfde tafel. Een strategisch overleg met directieleden heeft andere eisen dan een creatieve brainstorm met een team van ontwerpers, marketeers of ontwikkelaars.

Bij het kiezen van vergadertafels is het daarom interessant om verder te kijken dan alleen formaat en uiterlijk. De vorm kan bijvoorbeeld invloed hebben op de dynamiek in een ruimte. Een ronde of ovale tafel kan een informelere setting creëren, terwijl een rechte tafel juist praktisch kan zijn voor presentaties of grotere overleggen.

Ook flexibiliteit wordt steeds belangrijker. Een vergaderruimte die eenvoudig geschikt gemaakt kan worden voor verschillende werkvormen, hoeft niet iedere keer hetzelfde te functioneren. De ene keer gebruik je de ruimte voor een presentatie, de volgende keer voor een brainstorm waarbij deelnemers voortdurend tussen tafel en whiteboard bewegen.

Minder zitten, meer beweging

Wie creatiever wil vergaderen, hoeft overigens niet meteen de complete vergaderruimte opnieuw in te richten. Soms begint het met iets eenvoudigs: verander je houding.

Staand vergaderen kan een interessante werkvorm zijn voor korte, actieve overleggen. Door letterlijk uit de gebruikelijke zithouding te komen, ontstaat vaak een andere dynamiek. Deelnemers zijn sneller geneigd actief mee te doen en een overleg kan doelgerichter worden.

Vooral bij brainstorms, korte teamoverleggen en stand ups kan dat interessant zijn. Een hoge vergadertafel of een zit sta oplossing maakt het bovendien mogelijk om verschillende werkhoudingen af te wisselen. Dat sluit aan bij de ontwikkeling naar flexibelere kantooromgevingen, waarin niet iedere activiteit aan dezelfde werkplek hoeft plaats te vinden.

Wie meer wil weten over de mogelijke voordelen en praktische toepassingen, kan zich verder verdiepen in staand vergaderen.

Ontwerp een ruimte die ideeën in beweging zet

Een creatieve vergaderruimte hoeft geen spectaculaire designruimte te zijn. Het gaat vooral om de mogelijkheden die je mensen geeft.

Zorg voor voldoende bewegingsruimte. Maak informatie zichtbaar met een whiteboard of andere visuele hulpmiddelen. Kies een tafelopstelling die past bij de groepsgrootte en het soort overleg. En denk na over de mogelijkheid om af te wisselen tussen zitten, staan en bewegen.

Misschien is dat wel de belangrijkste verandering: zie de vergaderruimte niet langer als een plek waar mensen alleen maar aanschuiven voor een overleg. Zie haar als een onderdeel van het creatieve proces.

Want als je van mensen verwacht dat ze anders denken, is het misschien logisch om ze ook eens anders te laten vergaderen.

About Author